Kann man agile Teamtreffen umsetzen, wenn das gesamte Team Remote arbeitet? Klar ist sicher, dass man ein Remote-Team schwer für ein Treffen in einem Zimmer versammeln kann. Auch wenn agile Methoden weniger für Remote-Teams entwickelt wurden, gibt es jedoch für deren Remote-Retrospektive spannende Möglichkeiten, denn auch hier ist es wichtig, regelmäßige Rückblicke durchzuführen oder Probleme aufzudecken.

Was genau ist eine Remote-Retrospektive? 

Eine Remote-Retrospektive ist gleichermaßen eine agile oder Sprint-Retrospektive, die remote-freundlich ist. Dies geschieht per Videokonferenzen, zu denen Mitarbeiter eingeladen werden, um nachzudenken, was grundsätzlich gut funktioniert und was eventuell verbessert werden könnte. Folglich können Maßnahmen und Änderungen vorgenommen werden, die die Leistung des Teams langfristig verbessern und im schlussendlich zum Erfolg führen.

Die Durchführung einer Remote-Retrospektive

Schritt 1 - Psychologische Sicherheit schaffen

Um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu unterstützen und jeden Mitarbeiter einzuschließen, sollte auch bei der Retrospektive das gesamte Team teilnehmen. Wichtig ist außerdem, dass jede Stimme es Wert ist, angehört zu werden und auch Ehrlichkeit anerkannt wird, ohne negativ beurteilt zu werden. Anzuklagen ist wenig zielführend - stattdessen sollten gemeinsam Lösungen gefunden werden. Der Wohlfühlfaktor eines Jeden sollte ebenfalls großgeschrieben werden.

Schritt 2 -  Agenda und Logistik

Wie schafft man ein Gefühl von Verbundenheit und gemeinsamer Verantwortung, trotz Ferne? Videokonferenz-Tools geben die Möglichkeit, alle Mitarbeiter gut sichtbar zusammenzubringen. Man kommuniziert effektiver, wenn man Gesichter vor sich hat. Um den Spaßfaktor zu erhöhen, können bei einigen Tools sogar virtuelle Hintergründe gewählt werden. 

Während Mikrofone während des „Nicht-Sprechens“ gern ausgeschaltet bleiben können, sollte jedoch jeder seine Kamera einschalten, um eine gute Kommunikation aufrechtzuerhalten. 

Nicht vergessen werden sollte die Dokumentation aller Ideen und Einwürfe. Während normalerweise Whiteboards diesen Zweck perfekt erfüllen, gibt es in der Remote-Variante Alternative Tools, wie Miro, Trello oder Mural.

Grundthemen der Agenda sollte folgende Fragen sein: 

• Was ist gut gelaufen? 
• Was ist schlecht gelaufen? 
• Welche Änderungen sollten in der nächsten Retrospektive vorgenommen werden. 

Für etwas mehr Abwechslung darf man aber gern auch kreativ werden.

Schritt 3 - Überprüfung der nahen Vergangenheit 

Retrospektiven werden üblicherweise in einem Rhythmus von 2 bis 4 Wochen abgehalten und ggf. noch mal extra nach Abschluss oder Start eines großen Projektes. Dabei sollten alle geplante und abgeschlossene Arbeiten beleuchtet werden, eventuelle Überraschungen oder andere, richtige Ereignisse. Statt eines simplen Vortrags kann dies auch in gemeinsamer Arbeit zusammengefasst werden. Hier ist es spannend und aufschlussreich, was für die Mitarbeiter von großer Bedeutung ist und so auch gut in Erinnerung behalten wird. 

Schritt 4 - Offen und respektvoll Diskutieren

Aber wie lässt sich eine gute Diskussion anleiten?  Hier ein paar Möglichkeiten: 

• Starten, Stoppen, Fortfahren - Ermutigen Sie Ihr Team, handlungsorientiert zu denken.
• Was? Na und? Was jetzt? - Für Teams, die Übung mit analytischem Denken benötigen.
• Gefallen, verabscheut, ersehnt, gelernt - eignet sich auch hervorragend für vierteljährliche oder jährliche Reflexionen auf individueller Ebene. Vollständige Anweisungen für das 4-Ls-Format finden Sie hier.

All diese Formate können beispielhaft gut in ein Trelloboard in Listen gesetzt werden. Dabei können Boards uns Listen schon vor der Sitzung erstellt werden. Während der Sitzung kann dann jeder Teilnehmer Karten den Listen hinzufügen, was für alle anderen in Echtzeit zu verfolgen ist. 

Treten Probleme während eines Projektes auf, sollte man versuchen, sich nicht mit einfachen Erklärungen zufriedenzugeben, wie - Jemand hat etwas nicht rechtzeitig abgeliefert. Die Übung „5 Warum“ hilft, mit der Frage „warum“ so lange nachzuhaken, weshalb dies geschehen ist, bis man an der Wurzel und dem vermeintlich wahren Grund des Problems  gelangt.

Schritt 5 - Denken Sie voraus

Teams sollten sich im Vorfeld immer gemeinsam Gedanken machen, was man lernt, verbessert oder ändert. Sich gemeinsam einen Plan zu erschaffen hilft dabei, den Überblick zu behalten. Auch das Endresultat und das Ziel sollten ermittelt werden. So weiß das Team, worauf hingearbeitet und welche Prioritäten gesetzt werden sollen.

Schritt 6  - Denken Sie über die Retrospektive nach

Am Ende der Sitzung sollte noch Zeit bleiben, um zu besprechen, wie es gelaufen ist. Das Team sollte hierbei ermutigt werden, Feedback zu geben und auch ehrliche Meinung zu äußern. Nur dadurch kann die Retrospektive verbessert werden. Eine positive Beendigung ist in jedem Falle, wenn man sich gegenseitig für die Hilfe und Leistung bedankt. 

Fazit

Nach diesen Tipps und Hilfestellungen ist hoffentlich jedes Team überzeugt, dass eine Retrospektive trotz Remote-Arbeit durchführbar ist und sogar Spaß machen kann. Mit etwas Experimentierfreudigkeit kann sie durchaus zu einem tollen Erlebnis werden und das Team mit Motivation und Energie versorgen. 

Für weitere Informationen gelangen Sie hier zum englischsprachigen Artikel von Atlassian.

Bei weiteren Fragen rund um Retrospektiven können Sie sich gern an Ihr Atlasteam wenden. Wir versorgen Sie auch mit der notwendigen Software, um Remote-Arbeit für Ihr Team reibungslos und effizient zu gestalten. Welche Produkte sich hierfür eignen, können Sie im Beitrag "Produktiv arbeiten in Zeiten von Corona-Risiken" nachlesen.