Seit der Corona Pandemie haben Sie an ganz neuer Bedeutung gewonnen - endlose Zoom-Meetings füllen mittlerweile bei vielen Mitarbeitern den Kalender. Auch wenn es durchaus Vorteile hat, aus dem Home-Office heraus an Online-Meetings teilnehmen zu können, bringen diese für viele Teammitglieder am Ende des Tages eine große Erschöpfung und Müdigkeit mit sich. 
Die Kunst ist es, angenehme, effektive  Meetings in angemessener Länge zu veranstalten. Stattdessen wird teils eine Flut von weniger sinnvollen Meetings daraus, die oft große Frustration bei den Mitarbeitern hervorrufen können. 
Viele Unternehmen öffnen sich perspektivisch für die hybride Arbeitsweise, in der die Mitarbeiter im Büro und von zu Hause aus arbeiten. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, virtuelle Meetings zu veranstalten. Hier ist bei der Planung und Durchführung Vorsicht geboten, um die Meetings für die Mitarbeiter nicht unproduktiv oder erschöpfend werden zu lassen. 

Hier sind einige Tipps, virtuelle Meetings weniger anstrengend und möglichst produktiv zu gestalten. 

Die Zoom-Müdigkeit

Forscher der Stanford University haben erkannt, dass es Beweise und Ursachen für die geistige Erschöpfung nach einem Tag mit Videokonferenzen gibt und zu diesem Thema einen Beitrag veröffentlicht. 

Persönliche Kommunikation macht uns glücklicher
Gehirnscans zeigen, dass während eines realen Gespräches eine größere Aktivität in den Belohnungsregionen des Gehirns zu finden ist als bei bildschirmbasierte Kommunikationen. Diese können sich wiederum für den Teilnehmer oft intensiv anfühlen. Faktoren wie unnatürlich groß oder klein dargestellten Köpfe am Bildschirm aus geringer Entfernung betrachtet, kann das Gehirn als Bedrohung interpretieren. 

Virtuelle Interaktionen führen teils zu schnellerem Ausgrenzen
Nicht selten neigen Menschen dazu, dem Gegenüber bei Videokonferenzen weniger Aufmerksamkeit zu schenken, als bei persönlichen Gesprächen. Ein anderer und möglicherweise spannenderer Tab des Browsers ist nur ein Klick entfernt und führt oft zur verminderten Aufmerksamkeit. 

Erschwerte Remote-Kommunikation durch technische Schwierigkeiten
Probleme, wie Verzögerungen der Audiowiedergabe oder Schwierigkeiten, Blickkontakt zu halten, können dazu führen, dass man dem Gegenüber nicht folgen kann. Das wiederum kann negative Auswirkungen auf die Beziehungen untereinander haben. 

Gehirn muss verlorenen Kontext ausgleichen
Durch die virtuelle Kommunikation können manch nonverbalen Hinweise nicht immer so gut erkannt werden, wie in einem persönlichen Treffen. Das führt zu einer höheren kognitiven Anstrengung.

Sich selbst auf dem Bildschirm zu sehen, ist für manche mental anstrengend
Sich vor der Konferenz selbst zu sehen, ähnelt einem Auftritt vor einem Spiegel. Für manche - insbesondere Frauen - kann dies Stress verursachen. 

3 Schritte zur besseren Planung von Meetings

#1 Hinterfragen Sie die Notwendigkeit der Durchführung

Kann das Meeting durch einen Anruf oder eine E-Mail ersetzt werden? Virtuelle Meetings verursachen nicht nur Müdigkeit, sie können bei dem ein oder anderen auch das Gefühl erzeugen, das die eigene Zeit nicht geschätzt und effektiv genutzt wird. 

#2 Notwendige Anwesenheit der Teilnehmer sicherstellen

Es ist einerseits manchmal nicht zwingend notwendig, ganze Abteilungen bei einem Treffen einzuschließen, andererseits werden manche dabei ausgelassen, die wiederum anwesend sein sollten. Dies sollte im Vorfeld geklärt werden.

#3 Klare Agenda erstellen und an den Zeitplan halten 

Oftmals ist durch Schwierigkeiten bei der Kommunikation nur die Hälfte des Meetings wirklich effektiv. Dem kann man entgegenwirken. Eine Person festzulegen, die die Meetings leitet und eine, die Diskussionen überwacht, kann sinnvoll sein.

Was tun bei Zoom-Müdigkeit?

Idealerweise sollte man mit gutem Gefühl und einer positiven Energie aus einem Meeting gehen, statt erschöpft und energielos. Steven Rogelberg, Autor von The Surprising Science of Meetings: How You Can Lead Your Team to Peak Performance empfiehlt, Meetings morgens oder nachmittags mit kurzen Pausen dazwischen abzuhalten. 
Ebenso wäre eine Länge von 25 statt 30 Minuten empfehlenswert, sodass anschließend 5 Minuten als Erholung und Pause genutzt werden können. Es sollte für jeden Mitarbeiter Raum gelassen werden fürs Nachdenken, Teamarbeit und Kreativität. 

In jedem Falle ist Qualität wichtiger als Quantität. Um Mitarbeiter auch im Home-Office zusammenzubringen, muss man nicht gezwungenermaßen möglichst viele Meetings abhalten. Rogelberg spricht davon, dass er die ersten 5 Minuten jedes Meetings seinen Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich in virtuellen Räumen zu treffen und zu plaudern. Das simuliert das anfängliche Zusammentreffen eines echten Meetings. 

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